Przejdź do treści

Wsparcie dla rodzin wielodzietnych

Gospodarka odpadami komunalnymi

Spisy

Oświadczenia majątkowe

Nabór pracowników

Przetargi

Wybory ławników

Ogłoszenia

Urząd Miejski

Oświata

Wybory

Poradnik petenta (jak to załatwić?)

Rejestry i Ewidencje

Organizacja działania samorządu

Miejskie jednostki organizacyjne

Mienie komunalne

Kontakty i Współpraca

Ważniejsze akty prawne regulujące pracę samorządu

Budżet, majątek, zobowiązania

Majątek publiczny

Akty prawne on-line

Prawo lokalne

Informacja o pracy burmistrza

Kontrole

Zamierzenia i programy

Informacje

Referat Organizacyjny

Referat Organizacyjny



Kierownik Referatu: Krystyna Grendus

Tel: 094-37-34-144

 

e-mail:kadry@bornesulinowo.pl

 

Referat Organizacyjny podlega bezpośrednio Sekretarzowi .

Do podstawowych zadań Referatu Organizacyjnego należy:

 

1)      w zakresie organizacji:

a)            nadzór nad stanem organizacji oraz funkcjonowaniem Urzędu w zakresie realizacji uchwał Rady Miasta i zarządzeń burmistrza, załatwiania interpelacji i zapytań radnych,

b)            przygotowywanie i rejestrowanie upoważnień i pełnomocnictw udzielanych przez burmistrza,

c)            prowadzenie ewidencji i zbioru statutów i regulaminów gminnych jednostek organizacyjnych,

d)            prowadzenie ewidencji zarządzeń burmistrza,

e)            przygotowywanie sprawozdania z działalności burmistrza miasta na sesję Rady,

f)             organizacja załatwiania skarg i wniosków mieszkańców, prowadzenie rejestru skarg
i wniosków, nadzór i koordynacja nad prawidłowym i terminowym załatwianiem skarg
i wniosków w wydziałach i referatach Urzędu oraz w jednostkach organizacyjnych gminy,

g)            opracowywanie okresowych analiz i ocen załatwiania spraw obywateli w Urzędzie, w tym skarg i wniosków wpływających do Urzędu oraz przedstawiania ich burmistrzowi,

h)            prowadzenie książki kontroli przeprowadzonych w Urzędzie przez jednostki kontroli zewnętrznej oraz nadzorowanie wykonania zaleceń pokontrolnych,     

i)              organizacja praktyk studenckich i uczniowskich w Urzędzie,

j)              prowadzenie rejestru jednostek organizacyjnych i spółek gminy,

k)            zapewnienie sprawnej organizacji komórek organizacyjnych Urzędu,

l)              prowadzenie kancelarii – zapewnienie obsługi pocztowej, kurierskiej, ewidencja korespondencji wpływającej i wychodzącej z Urzędu oraz roznoszenie korespondencji
na terenie Gminy,

m)          prowadzenie sekretariatu Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,

n)            organizacja konferencji, narad oraz posiedzeń Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,

o)            obsługa techniczno biurowa sesji i posiedzeń Komisji stałych Rady Miejskiej,

p)            zapewnienie niezbędnej pomocy radnym w sprawowaniu przez nich mandatów w tym
w sprawach interwencji,

q)            przygotowywanie dokumentacji dla wypłaty diet radnym,

r)             organizowanie wyborów ławników sądowych,

s)            organizowanie wyborów i referendów ,

t)             ewidencjonowanie i koordynowanie załatwiania petycji , skarg i wniosków,

u)            obsługa kancelaryjna przyjęć interesantów przez Burmistrza,

v)            wykonywanie czynności związanych z przygotowaniem sesji Rady Miejskiej,

w)          ewidencjonowanie interpelacji i wniosków radnych i odpowiedzi na nie,

x)            prowadzenie ewidencji i zbioru uchwał Rady Miejskiej,

y)            koordynowanie prac związanych z przeprowadzeniem wyborów do parlamentu, na urząd Prezydenta RP, do organów samorządu terytorialnego, wyborów burmistrza oraz referendum,

z)            prowadzenie rejestru woluminów biblioteki Urzędu i archiwum zakładowego,

aa)        prowadzenie zbioru i udostępnianie dzienników ustaw, monitorów polskich, aktów prawa miejscowego oraz prenumeraty czasopism i wydawnictw,

bb)        nadzorowanie trybu udostępniania w Urzędzie informacji publicznej;

 

2)      w zakresie spraw kadrowych:

a)            prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu Miasta, kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

b)            prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych w tym dyrektorów placówek oświatowych,

c)            przeprowadzanie postępowania konkursowego na wolne stanowiska urzędnicze, w tym konkursów na stanowiska dyrektora placówki oświatowej,

d)            dokonywanie analiz pod kątem racjonalizacji zatrudnienia,

e)            prowadzenie spraw związanych z udzielanymi upoważnieniami i pełnomocnictwami tj. bieżąca ewidencja i ich aktualizacja,

f)             prowadzenie spraw dotyczących doskonalenia pracowników Urzędu,

g)            prowadzenie spraw płacowych, w tym przyznawanie nagród jubileuszowych, dodatków stażowych służbowych, funkcyjnych i innych,

h)            prowadzenie ewidencji czasu pracy, zwolnień lekarskich, urlopów,

i)              prowadzenie spraw rentowych i emerytalnych pracowników,

j)              prowadzenie dokumentacji dotyczącej przyznawania ryczałtów i limitów kilometrów dla pracowników Urzędu za używanie prywatnych samochodów dla celów służbowych,

k)            kontrola nad przestrzeganiem porządku i dyscypliny pracy w Urzędzie Miasta,

l)              organizowanie prac związanych z dokonywaniem okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników, zgodnie z ustawą z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych
i Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 13 marca 2007 r. w sprawie sposobu i trybu dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych, zgodnie z Regulaminem dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników,

m)          współudział w określaniu kierunków i metod podnoszenia kwalifikacji przez pracowników,

n)            prowadzenie spraw dotyczących organizowania praktyk dla uczniów szkół średnich
i wyższych,

o)            prowadzenie dokumentacji finansowo-decyzyjnej dotyczącej dofinansowania kształcenia młodocianych pracowników,

p)            prowadzenie spraw dotyczących prac interwencyjnych i publicznych na terenie gminy oraz spraw związanych z odbywaniem staży absolwenckich lub przygotowaniem zawodowym, organizacją prac społecznie-użytecznych (współpraca z Miejsko-Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej w tym zakresie) i dla osób skazanych (współpraca z sądem w tym zakresie),

q)            nadzór nad Zakładem Opieki Zdrowotnej,

r)             prowadzenie spraw związanych z opieką medyczną w szkołach,

s)            prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem pracownikom odznaczeń państwowych
i resortowych;

 

3)      w zakresie obsługi kancelaryjnej i sekretarskiej:

a)            ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek,

b)            prowadzenie ewidencji wpływów przesyłek specjalnych i wartościowych,

c)            sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,

d)            wysyłanie korespondencji i przesyłek,

e)            przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, dalekopisów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp.,

f)             udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby - kierowanie ich do właściwych referatów lub stanowisk pracy,

g)            udzielanie informacji bezpośrednich i telefonicznych oraz łączenie rozmów telefonicznych,

h)            prowadzenie terminarza zajęć burmistrza miasta,

i)              ustalanie terminów spotkań,

j)               opracowywanie pism według dyspozycji burmistrza miasta, zastępcy i sekretarza,

k)            obsługa spotkań służbowych,

l)              przechowywanie akt,

m)          stwierdzanie zgodności odpisu z oryginałem dokumentów oraz stwierdzanie własnoręczności podpisu;

 

4)      w zakresie obsługi Rady Miejskiej:

a)            prowadzenie biura Rady Miejskiej,

b)            obsługa sesji Rady Miejskiej oraz posiedzeń komisji stałych i doraźnych,

c)            zawiadamianie radnych i ich zakładów pracy, a także gości o terminie posiedzeń Rady Miejskiej
i komisji problemowych,

d)            przekazywanie radnym niezbędnych materiałów na sesję,

e)            sporządzanie odpisów postanowień, uchwał, wniosków oraz przekazywanie ich zainteresowanym jednostkom,

f)             przygotowanie uchwał Rady Miejskiej do publikacji lub przekazania organowi nadzoru,

g)            koordynowanie pracy radnych z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu,

h)            rozliczanie delegacji, diet i kosztów podróży radnych oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie,

i)              prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji Rady Miejskiej,

j)              prowadzenie rejestrów uchwał Rady Miejskiej, wniosków i opinii komisji, interpelacji
i wniosków radnych,

k)            przyjmowanie i prowadzenie rejestru skarg i wniosków kierowanych do Rady Miejskiej

l)              wykonywanie innych zadań zleconych przez przewodniczącego Rady Miejskiej mających
na celu sprawne działanie Rady;

 

5)      w zakresie spraw administracyjno-gospodarczych:

a)            wykonywanie zadań związanych z zarządzaniem budynkiem i gospodarka lokalami biurowymi,

b)            prowadzenie ewidencji majątku Urzędu;

c)            zabezpieczenie mienia w Urzędzie,

d)            prowadzenie spraw dotyczących bieżących napraw i konserwacji budynku,

e)            zaopatrzenie Urzędu w materiały biurowe,

f)             nadzorowanie prac porządkowych w Urzędzie,

g)            planowanie i realizacja inwestycji i remontów bieżących w budynku Urzędu oraz nadzór nad realizacją tych zadań w uzgodnieniu z Referatem Inwestycji i Gospodarki Miejskiej,

h)            zamawianie oraz prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych i tablic, prowadzenie gospodarki formularzami i drukami,

i)              prowadzenie spraw związanych z prenumeratą i rozdzielnictwem aktów promulgacyjnych: Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego, Dziennika Urzędowego Województwa Zachodniopomorskiego, innych wydawnictw urzędowych i prasy,

j)              gospodarka środkami rzeczowymi, drukami i formularzami, zaopatrzenie materiałowo-techniczne na cele administracyjne, zaopatrywanie w środki trwałe

k)            zaopatrywanie w środki czystości,

l)              prowadzenie magazynu podręcznego materiałów, środków czystości,

m)          nadzór nad ochroną mienia oraz utrzymaniem porządku i czystości w budynku Urzędu,

n)            obsługa urządzeń nagłaśniających podczas sesji i narad,

o)            obsługa centrali telefonicznej i urządzenia kserograficznego,

p)            rozliczanie sprzedanych wydawnictw i usług kserograficznych,

q)            informowanie i kierowanie klientów Urzędu do odpowiednich referatów/stanowisk

r)             nadzór nad tablicami ogłoszeń zlokalizowanymi na terenie miasta i gminy Borne Sulinowo;

 

6)      w zakresie Klubu Pracy:

a)            utrzymywanie bieżących kontaktów z Powiatowym Urzędem Pracy w Szczecinku oraz innymi podmiotami, instytucjami i organizacjami działającymi na rzecz osób dotkniętych bezrobociem,

b)            organizowanie dostępu do informacji z zakresu rynku pracy i prawa pracy,

c)            udzielanie bezrobotnym pomocy w poszukiwaniu pracy oraz pomocy w podjęciu działalności gospodarczej,

d)            udzielanie pracodawcom z terenu Gminy pomocy w pozyskiwaniu środków finansowych
z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej,

e)            współdziałanie z pracodawcami z terenu Gminy w zakresie organizacji prac interwencyjnych w Gminie i robót publicznych oraz staży absolwenckich i odbycia przygotowania zawodowego;

 

7)      w zakresie prowadzenia Kancelarii Tajnej:

a)            przyjmowanie, rejestracja, przechowywanie, przekazywanie i wysyłanie dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulami "ściśle tajne", "tajne", "poufne", "zastrzeżone",

b)prowadzenie rejestrów dokumentów:

-           dzienników korespondencji oddzielnie dla każdej klauzuli tajności,

-           dzienników ewidencji wykonywanych dokumentów oddzielnie dla każdej klauzuli tajności,

-           książki doręczeń przesyłek,

-           rejestru teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych.

 

8)      w zakresie informatyzacji

a)            realizacja założeń polityki bezpieczeństwa systemów informatycznych eksploatowanych
w urzędzie,

b)            zapewnienie ciągłości i sprawnego funkcjonowania systemów informatycznych,

c)            wdrażanie i rozwój systemów informatycznych Urzędu,

d)            zabezpieczenie danych w postaci elektronicznej należących do zasobów Urzędu,

e)            gospodarowanie sprzętem oraz siecią komputerową Urzędzie,

f)             przygotowanie, przechowywanie dokumentacji oraz licencji i wersji instalacyjnych (systemy operacyjne, aplikacje), rejestrowanie zmian w książce serwera, serwis i obsługa centrali telefonicznej,

g)            w zakresie administrowania systemem Kancelaria – BIP prowadzenie rejestru zmian
oraz sprawdzanie rejestru zmian pod kątem ewentualnego stwierdzenia nieuprawnionego dostępu do BIP,

h)            współpraca z Referatem Promocji i Współpracy przy tworzeniu i aktualizacji własnej witryny www oraz zarządzanie domeną „bornesulinowo”,

i)              administrowanie siecią komputerową Urzędu;

 

9)      w pozostałym zakresie:

a)            realizacja polityki prozdrowotnej miasta, ochrona zdrowia, kierowanie działaniami na rzecz osób niepełnosprawnych w tym, zbieranie informacji i dokonywanie analiz dla określenia potrzeb zdrowotnych mieszkańców miasta;

b)            sprawowanie nadzoru nad Zespołem Opieki Zdrowotnej w Bornem Sulinowie,

c)            organizacja posiedzeń i obsługa biurowa Rady Społecznej przy Zespole Opieki Zdrowotnej w Bornem Sulinowie,

d)            wnioskowanie o nadanie orderów, odznaczeń państwowych oraz nagród Ministra Edukacji Narodowej , Kuratora Oświaty , Burmistrza dla nauczycieli za osiągnięcia dydaktyczne wychowawcze oraz innych osób za szczególne zasługi dla oświaty i wychowania;

e)            prowadzenie spraw związanych z nadawaniem „ Honorowego Obywatelstwa Miasta i Gminy Borne Sulinowo”;

f)             Sprawowanie nadzoru nad Miejsko-Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Bornem Sulinowie,

 

10)   realizacja zadań w zakresie obrony cywilnej i spraw obronnych:

a)            planowanie działalności w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej,

b)            dokonywanie oceny stanu przygotowań obrony cywilnej oraz podejmowanie przedsięwzięć zmierzających do pełnej realizacji zadań w tej dziedzinie,

c)            opracowywanie planów obrony cywilnej gminy oraz nadzorowanie opracowania planów obrony cywilnej zakładów pracy,

d)            organizowanie szkolenia i ćwiczeń obrony cywilnej oraz szkolenia ludności w zakresie powszechnej samoobrony, a także udzielanie pomocy w realizacji przysposobienia obronnego młodzieży szkolnej,

e)            przygotowanie i zapewnienie działania systemu powszechnego ostrzegania, alarmowania
oraz systemu wykrywania skażeń,

f)             kierowanie tworzeniem, przygotowaniem do działania formacji obrony cywilnej,

g)            planowanie środków transportowych niezbędnych do prowadzenia rozśrodkowania
i ewakuacji oraz akcji ratunkowych,

h)            organizowanie realizacji przedsięwzięć zwiększających stopień ochrony zakładów pracy
oraz obiektów i urządzeń użyteczności publicznej przed działaniem środków rażenia,

i)              planowanie i zaopatrywanie formacji obrony cywilnej w sprzęt, środki i umundurowanie
oraz zakładów pracy w sprzęt i środki, a także zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania konserwacji, eksploatacji, remontu i wymiany tego sprzętu, środków
i umundurowania,

j)              prowadzenia działalności popularyzacyjnej oraz upowszechnianie osiągnięć obrony cywilnej,

k)            organizowanie współdziałania z kierownikami jednostek organizacyjnych na terenie gminy
i sąsiednimi organami samorządowymi w zakresie zabezpieczenia wykonania zadań obronnych,

l)              utrzymanie w pełnej dyspozycyjności wydzielanych sił i środków do zabezpieczenia akcji kurierskiej oraz dowozu żołnierzy do jednostek wojskowych,

m)          utrzymanie w gotowości do realizacji planowanych świadczeń osobistych i rzeczowych oraz pełne rozeznanie w zakresie możliwości wydzielenia sił i środków w ramach doraźnych świadczeń na rzecz obronności, w tym szczególnie na rzecz inżynieryjnej rozbudowy terenu,

n)            wykonywanie innych zadań określonych w odrębnych przepisach, a szczególności zadań ustalonych przez Szefa Obrony Cywilnej Kraju,

o)            organizowanie i przygotowanie ochrony wytypowanych obiektów gospodarki narodowej III kategorii w podległych jednostkach organizacyjnych,

p)            realizacja zadań w zakresie przygotowania do zmilitaryzowania wydzielonych działów
i jednostek przewidzianych do militaryzacji w podległych jednostkach organizacyjnych,

q)            koordynacja i nadzór w zakresie przekazywania pojazdów samochodowych na potrzeby obronne państwa,

r)             koordynacja przedsięwzięć w zakresie przygotowania i wykorzystania zajezdni i myjni transportu samochodowego do odkażania i dezaktywacji oraz współdziałania przy tworzeniu pododdziałów odkażania transportu samochodowego,

s)            nadzorowanie realizacji planu wykorzystania transportu na cele obronne,

t)             nadzorowanie realizacji planu techniczno-organizacyjnego przygotowania bazy technicznej oraz pojazdów i maszyn na rzecz Sił Zbrojnych,

u)            rozliczanie zużycia materiałów MPS przez pojazdy urządzenia wykonujące zadania na rzecz akcji ratunkowej, rozśrodkowania,

v)            wydzielenie transportu niezbędnego do funkcjonowania utworzonych jednostek organizacyjnych przeznaczonych do zabezpieczenia potrzeb obronnych, OC gminy,

w)          realizacja zadań związanych z maskowaniem oświetlenia w środkach transportowych,

x)            organizowanie wykorzystania transportu dla potrzeb ewakuacji ludności i dóbr kultury oraz prowadzenia akcji ratunkowych, a także przewozu materiałów niezbędnych do przygotowania budowli ochronnych (ukryć schronów) i urządzeń specjalnych”;